Državni organi, organi lokalnih skupnosti in nosilci javnih pooblastil izdajajo potrdila in druge listine (izpiski, certifikati itd.) o dejstvih, o katerih vodijo uradno evidenco. Za slednjo se šteje evidenca, ki je bila vzpostavljena na podlagi zakona, podzakonskega predpisa ali splošnega akta, izdanega za izvrševanje javnih pooblastil.

Zakon o splošnem upravnem postopku (v nadaljevanju: ZUP) določa, da morajo biti potrdila in druge listine o dejstvih, o katerih se vodi uradna evidenca, skladni s podatki iz uradne evidence. Taka potrdila oziroma druge listine veljajo za javne listine, kar pomeni, da dokazujejo tisto, kar se v njih potrjuje ali določa.

Stranka lahko ustno zahteva od organa izdajo potrdila, ki se ji praviloma izda istega dne, najkasneje pa v roku 15 dni oziroma v drugem roku, če predpis, s katerim je bila vzpostavljena določena evidenca, ne določa drugače.

O zavrnitvi izdaje potrdila iz uradne evidence organa mora organ izdati posebno odločbo v roku 15 dni. Če organ ni izdal potrdila, druge listine ali odločbe, se po preteku tega roka šteje, da je zahtevo zavrnil (t.i. molk organa). Zoper to je dovoljena pritožba.

Če stranka na podlagi dokazov, s katerimi razpolaga, zatrjuje, da potrdilo oziroma druga listina, ki ji je bila izdana na podlagi 179. ali 180. člena ZUP ni v skladu s podatki iz uradne evidence, lahko zahteva spremembo potrdila oziroma druge listine. Organ mora v roku 15 dni izdati spremenjeno potrdilo oziroma drugo listino oziroma odločbo, s katero zavrne zahtevek za spremembo oziroma za novo potrdilo ali drugo listino.

 

POSAMEZNA POTRDILA

Do različnih potrdil iz uradnih evidenc so upravičeni vsi posamezniki ter pravne osebe, ki jih potrebujejo zaradi uveljavljanja svojih pravic. Takšna potrdila stranke potrebujejo le še za postopke pred nedržavnimi organi (npr. zaradi prijave na delovno mesto, v društvih, bankah ipd.), saj jih državni organi, organi lokalnih skupnosti ali nosilci javnih pooblastil lahko pridobijo od pristojnih organov hitreje in jih zato ne smejo zahtevati od strank. 

Pogosto pa je potrebno priložiti potrdila iz kazenskih evidenc k prijavi na delovno mesto, kot npr. potrdilo, da posameznik ni v kazenskem postopku ter potrdilo o posameznikovi nekaznovanosti.

 

POTRDILO, DA OSEBA NI V KAZENSKEM POSTOPKU

Potrdilo iz 143a. člena Zakona o kazenskem postopku (v nadaljevanju: ZKP), da oseba ni v kazenskem postopku, za kazniva dejanja, za katera se storilec preganja po uradni dolžnosti, je ne glede na določbe ZKP o krajevni pristojnosti dolžno izdati vsako sodišče prve stopnje s splošno pristojnostjo v Republiki Sloveniji.

Posameznik se za potrebe pridobitve potrdila iz prvega odstavka tega člena osebno izkaže s svojim veljavnim osebnim dokumentom, iz katerega je mogoče nedvoumno ugotoviti njegovo istovetnost, za pravno osebo pa pridobi potrdilo njen zakoniti zastopnik, ki se osebno izkaže z ustrezno listino o zakonitem zastopanju ter z njegovim veljavnim osebnim dokumentom, iz katerega je mogoče nedvoumno ugotoviti njegovo istovetnost. Posamezniki ali pravne osebe prevzamejo potrdilo osebno, lahko pa ga po dogovoru prejmejo tudi kot priporočeno poštno pošiljko.

Delodajalci in druge osebe lahko pridobijo potrdilo, ali je zoper njihovega delavca ali drugo osebo, s katero so ali bodo v pravnem razmerju, uveden kazenski postopek, le, če imajo za to izrecno pisno privolitev posameznika oziroma pravne osebe, na katero se ti podatki nanašajo, ali če je tako izrecno določeno v zakonu.

Obrazec za izdajo potrdila, da oseba ni v kazenskem postopku, je na voljo na spletnih straneh sodišča (www.sodisce.si/sodni_postopki/obrazci/2012101212253535/) ali ga pridobite neposredno na sodišču, če pridete po potrdilo osebno.

 

POTRDILO O NEKAZNOVANOSTI

Nekaznovanost se dokazuje s potrdilom o nekaznovanosti. Gre za izpis iz kazenske evidence, evidence vzgojnih ukrepov in evidence izbrisanih obsodb za kazniva dejanja zoper spolno nedotakljivost in izkazuje podatke o pravnomočnih sodbah, kot veljajo na dan izdaje potrdila. Če je bila oseba izbrisana iz kazenske evidence, velja za neobsojeno.

 

 

Za pridobitev potrdila katerekoli od navedenih treh kazenskih evidenc je s Pravilnikom o kazenskih evidencah predpisan enoten obrazec, na katerem je potrebno ustrezno označiti evidenco, iz katere zahtevamo potrdilo. Vsak lahko zahteva izpis osebnih podatkov iz vseh treh kazenskih evidenc, ki se nanašajo nanj.

Izpolnjeno vlogo, ki mora biti tudi lastnoročno podpisana, upravičena oseba pošlje po pošti na Ministrstvo za pravosodje, Župančičeva 3, 1000 Ljubljana, odda pri varnostniku na ministrstvu, ali pošlje po faksu na št. 01 369 56 25. Fizična oseba lahko odda tudi elektronsko vlogo preko portala eUprava ali prek varnega elektronskega predala na naslov evidence.mp@vep.si, v obeh primerih pa potrebuje kvalificirano digitalno potrdilo. V vlogi mora prosilec tudi navesti namen izdaje potrdila.

S 1.2.2008 se je za potrdila iz kazenske evidence, evidence pravnomočnih sodb oz. sklepov o prekrških in evidence kazenskih točk, ukinilo plačevanje upravnih taks - vsa ta potrdila so zato takse prosta.